Privacyverklaring

1. Wie is verantwoordelijk?

Processa MailSuite wordt aangeboden door ProcessA Software Systems.

Voor vragen over privacy of gegevensverwerking kunt u contact opnemen via het hierboven vermelde e-mailadres.

2. Welke gegevens verwerken wij?

Afhankelijk van de functies die u gebruikt, kan Processa MailSuite de volgende gegevens verwerken:

• account- en profielgegevens, zoals naam en e-mailadres;
• gekoppelde e-mailaccounts en technische accountinstellingen;
• e-mailberichten, onderwerpregels, afzenders, ontvangers, mappen en labels;
• bijlagen die nodig zijn om e-mailfunctionaliteit aan te bieden;
• OAuth-tokens en andere authenticatiegegevens die nodig zijn om een gekoppelde provider te benaderen;
• technische gegevens, zoals apparaat-, sessie-, beveiligings- en synchronisatielogs.

Wij verwerken alleen gegevens die noodzakelijk zijn om MailSuite te laten functioneren, te beveiligen en ondersteunen.

3. Google- en Gmail-gegevens

Wanneer u een Google- of Gmail-account koppelt, gebruikt Processa MailSuite Google OAuth om toegang te verkrijgen tot de mailboxfuncties waarvoor u toestemming geeft.

De huidige Gmail-integratie kan toegang gebruiken die nodig is voor het lezen, organiseren, verplaatsen, verwijderen en verzenden van e-mail, het beheren van mailboxmappen en het verwerken van bijlagen.

Google-gebruikersdata wordt niet verkocht, niet gebruikt voor advertentiedoeleinden en niet gebruikt om advertentieprofielen op te bouwen.

4. Waarvoor gebruiken wij gegevens?

• het leveren van de e-mailclient en synchronisatiefunctionaliteit;
• het verzenden, ontvangen, openen en organiseren van e-mail;
• het tonen en downloaden van bijlagen;
• het bewaren en herstellen van conceptberichten;
• het beheren van meerdere mailaccounts, mappen en gebruikersrechten;
• het beveiligen van accounts en het voorkomen van misbruik;
• het oplossen van technische problemen en het leveren van ondersteuning;
• het voldoen aan wettelijke verplichtingen.

5. Rechtsgronden

Wij verwerken persoonsgegevens voor zover dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de overeenkomst met de gebruiker of organisatie, op basis van gerechtvaardigde belangen voor beveiliging en bedrijfscontinuïteit, op basis van toestemming waar die vereist is, en wanneer een wettelijke verplichting dit noodzakelijk maakt.

6. Opslag en beveiliging

Processa MailSuite past technische en organisatorische maatregelen toe om gegevens te beschermen tegen onbevoegde toegang, verlies, misbruik en ongeoorloofde wijziging. Toegang tot tenantgegevens wordt logisch gescheiden en beperkt tot geautoriseerde gebruikers.

Authenticatiegegevens en tokens worden niet als gewone leesbare wachtwoorden opgeslagen waar versleutelde opslag technisch beschikbaar is.

7. Bewaartermijnen

Gegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk voor de dienstverlening, beveiliging, wettelijke verplichtingen of overeengekomen bewaartermijnen. Wanneer een account of gekoppelde mailbox wordt verwijderd, worden lokaal opgeslagen gegevens verwijderd of geanonimiseerd volgens de toepasselijke bewaartermijnen en back-upcycli.

8. Delen met derden en verwerkers

Wij delen persoonsgegevens alleen met partijen die noodzakelijk zijn voor de dienstverlening, zoals hosting-, infrastructuur-, authenticatie- en e-mailproviders, of wanneer dit wettelijk verplicht is. Waar vereist sluiten wij passende verwerkersovereenkomsten.

Processa MailSuite verkoopt geen persoonsgegevens aan derden.

9. Internationale doorgifte

Wanneer dienstverleners gegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerken, zorgen wij waar vereist voor een passende doorgiftegrondslag, zoals een adequaatheidsbesluit of goedgekeurde standaardcontractbepalingen.

10. Uw rechten

Onder de AVG kunt u, afhankelijk van de situatie, verzoeken om inzage, correctie, verwijdering, beperking van verwerking, overdraagbaarheid van gegevens of bezwaar tegen verwerking.

U kunt een gekoppeld Google-account daarnaast ontkoppelen vanuit MailSuite en Google-toegang beheren of intrekken via uw Google-account.

11. Verwijderen van account- en Google-data

Gebruikers kunnen verzoeken om verwijdering van hun MailSuite-account en lokaal opgeslagen gegevens. Na verificatie van het verzoek worden gegevens verwijderd voor zover geen wettelijke bewaarplicht geldt.

12. Wijzigingen

Deze privacyverklaring kan worden aangepast wanneer de dienst, wetgeving of gebruikte providers veranderen. De meest actuele versie wordt op deze pagina gepubliceerd met een bijgewerkte wijzigingsdatum.

13. Contact

Voor privacyvragen of verzoeken kunt u contact opnemen via: processa@smartsecured.nl.